Excel帳票に限界を感じたら、帳票ツールを検討しよう。

複雑化したExcel帳票、まだ使い続けますか？

エクセルは、とても優秀なツールだ。誰でも扱える上に、文字を書いたり、線を引いたり、計算が出来たり、とても自由度が高い。複雑な操作をしたい場合にも、豊富な関数や機能が用意されている。さらに、プログラム作成に明るければ、マクロを利用することできる。

しかし、改善・改修を重ねるにつれて不満が多くなってはいないだろうか？
参照するセル数が多い、セルの中の関数が大量すぎて読めない、やりたいことを追加しすぎてマクロが複雑怪奇になってしまった、etc...

複雑になったエクセルは処理速度が遅くなる。 さらに、メンテナンスをできる人が限られているため属人化し、やがて人事異動などにより改善が止まってしまうケースが少なくない。 こうして徐々にエクセル帳票が限界をむかえる。

つまり、エクセルの帳票出力は、

• いくつかの固定的なデータを当てはめる程度の簡単なもの
• 出力する帳票種類が多くない
• 帳票の変更があまり頻繁ではない

という、数人程度で業務量をこなせる規模にこそ最適なのだ。

１. Excel帳票を使い続けると、どんな問題があるのか？

問題１.マクロに潜む属人化のリスク

メンテナンスができない

先にも述べたように、Excel帳票は希望に沿うように改修を重ねるほどに、セルの参照先やマクロが複雑化する。希望のExcel帳票の機能を、別のExcel帳票にも利用しようとした場合、複雑化したExcel帳票が２つ、３つとどんどん増えていく。複雑になったExcel帳票の修正は属人化しやすい。人事異動や定年退職により管理者がいなくなった場合メンテナンスができなくなる。

マクロからの脱却も困難になる

あまりにソースコードが膨大だったり、セルの参照先が外部ファイルにまで至っている場合、解読するのにも多くの時間を要する。Excel帳票のセル関数や参照、マクロは通常のプログラムとは扱いが異なる。その結果、システム化の工数が膨らんでしまうことも少なくない。

突然動かなくなるリスクも！

もっとも怖いのがマクロからの脱却を後回しにした結果、OSやofficeのバージョンアップにより突然動作しなくなることだ。動かなくなることを避けて古いバージョンで使い続ければ、セキュリティのリスクが高まるため、結局メンテナンスに多くの時間を割くことになる。

問題２.データの正確性が担保できない

避けられないヒューマンエラー

エクセルでの帳票作成は、システムから出力されるCSVデータを利用するケースが多い。取得したCSVデータを加工する過程で、Excel上での手作業が発生する。そのためヒューマンエラーのリスクが常に存在する。例えば、複数人で利用しているエクセルファイルのデータを誰かが誤って変更したとしよう。誰もそのことに気づかなければ、正確ではないデータのまま出力し続けてしまうことになる。利用する人が増えるほど、運用上の人的ミスを防ぐのは困難だ。

問題３.運用コストがかかる

作成に時間を取られる

エクセル帳票は出力までにいくつかのステップを踏む。まず、データを用意して、集計・加工を行い、表やグラフを作成し、フォントを調整するといった具合だ。定期的に出力する日次、週次、月次レポートなどで繰返し作業が発生するとなれば、相当な人件費を無駄にしていることになる。

データ件数の増加による負荷

エクセルはシート１枚の行数である100万件程度のデータは処理できる。とはいえ、実際に100万件のデータを扱うには数が多すぎてファイルは重くなり、関数やマクロを組み込めば処理速度はさらに遅くなる。１つデータを入力したら数秒待たなくてはならないような状況では、ユーザーにもかなりのストレスがかかるだろう。

権限管理コスト

帳票を組織で共有する場合、別部門や各営業所とデータのやりとりが発生する。しかしエクセルファイルの権限は読み込み権限と書き込み権限しか設定できない。帳票の数が増えれば増えるほど、帳票の権限管理だけでも多くの時間を割くことになる。

２. 帳票ツール「CROWNIX」で安全かつ快適な運用を実現

CSVデータを応用、さらにAccessやデータベースから自動取得

CROWNIXは、これまでExcel帳票が利用していたCSVファイルを参考に利用することや、CSVファイルのもととなるデータベースから、帳票生成時に直接・自動的に取得し、受け取ったデータの演算も自動で行える。人の手が入らないため、データの正確性を確保しつつ今まで通りの帳票を作成することが可能だ。

▲ CROWNIXシステムイメージ

▲ CROWNIXでの帳票出力の様子

テンプレート作成も簡単

テンプレートも、エクセルやパワーポイントでデザインするように簡単に作ることができる。文字、表、罫線、画像、グラフも簡単に挿入できる。１つのテンプレートを全社で使えば、各部門ごとにバラバラだった帳票デザインも簡単に統一することができる。

▲ レポート作成チュートリアル動画（27分）

様々なアウトプットに対応

帳票ツールは、PDFや紙でしか出力できなかったが、CROWNIXでは様々なファイル形式でアウトプットできる。PDF、Excelは標準機能で対応し、WORDファイル、PPTファイル、TIFF、画像ファイルに出力が出来る。ウェブ帳票にしてユーザー別に閲覧権限を付与した上で、タブレット端末やスマホで共有することも可能だ。さらに、スケジューリング機能を使えば、日時を指定して自動出力することもできる。

例えば、

• 早朝の会議に間に合うように、作業一覧表をウェブ帳票で配布する
• 毎月月末に営業実績をレポートにまとめて、上長への報告を自動でメール配信する

ということも可能になる。

複数システムにも連携できる

組織のシステム化が進むにつれて、帳票ツールを導入する企業が抱える課題が複数システムとの連携だ。例えば、顧客管理システムと会計管理システムから１枚の帳票を出力したいとしよう。このような場合、Excel帳票ではデータを統合するために複数CSVをExcelのシートごとに貼り付け、マクロとセル参照を駆使して構築しなければならない。しかし、CROWNIXは唯一複数システムへの接続を実現できる帳票ツールだ。将来を見越して、システム化に柔軟に対応できるツールを選定しよう。

▲ 複数システムを統合するためのシステム投資が不要

導入・運用コストを抑えられるライセンス体系

CROWNIXではサーバーモジュール及びレポートのデザインツールに対しライセンス契約が発生する。そのため、レポートの生成・出力を行う専用クライアントはライセンスフリーで使用することができる。このエンドユーザー数を問わないライセンス体系により導入・運用コストを安価に抑えることが可能だ。

３. 少額の投資で、シームレスな帳票作成を実現

CROWNIXによるコストを抑えたシステム化事例

CROWNIXが選ばれる理由の１つに、最小構成が年間約18万円からという安価な料金体系が挙げられる。以下ではエクセル帳票の運用から帳票ツールに変更した事例を具体的に紹介しよう。