CSVを利用した定型帳票は、帳票ツールで自動化しよう！

皆さんの部署には、システム開発をするほどではない帳票やレポートが多数存在していないだろうか。

例えば、

• 納品書
• 営業報告書
• 販売実績レポート
• お客様向け資料

など、「CSVファイルをシステムからエクスポートしてエクセルで加工している...」そんな方がいたら、ぜひ帳票ツールの活用をおすすめしたい。

手作業のレポート作成から解放されて、生産性の高い仕事に費やす時間が確保できる。

１. CSVで帳票を作る場合に陥りがちな問題

問題１.エクスポートしたデータは使いたい形で落ちてこない

ERP・基幹システムなどで出力できる帳票は、必ずしも使いたいフォーマットだとは限らない。もちろん、システムをカスタマイズすることで対応できるが、部署内で利用する帳票までカスタマイズしていたら高額の開発費用がかかってしまう。そのため、多くの場合はCSVとしてデータを出力して加工を行っている。

しかし、エクスポートしたデータは、出力したい形で計算されて落ちてこない。そのため、部署内の帳票はシステムからエクスポートしたCSVデータを、Excelなので加工して作るのが一般的だろう。

単純ではあるが面倒な作業が日々積み重なり、現場の作業量を増やす結果になる。

問題２.Excelは帳票を出力するために作られていない

Excelは数値の加工が容易で自由度が高く、とても汎用性の高いツールだ。しかし、エクセルは表計算用に作られているため、用紙に沿った設計をしようとすると、痒いところに手が届かない。

例えば、

• 帳票の見出し
• 文が途中で切れる
• 改ページ
• ヘッダー、フッター

など、出力時に困ったことはないだろうか。

問題３.マクロで帳票作成するリスク

帳票作成を省力化するため、Excelマクロや関数を駆使してCSVから自動で帳票を作成している方はいないだろうか。このようなケースの場合、いずれ処理速度やメンテナンスの面で運用の限界を感じる事になる。

例えば、現場の希望に沿うように改修を重ねるほどに、セルの参照先やマクロが複雑化し、処理速度の低下や、メンテナンスが属人化していく。そして、もっとも怖いのが、OSやofficeのバージョンアップにより突然動作しなくなることだ。動かなくなることを避けて古いバージョンで使い続ければ、セキュリティのリスクが高まるため、結局メンテナンスに多くの時間を奪われることになる。

２. 帳票・レポート作成の問題を低価格で解決できるCROWNIX！

レイアウトは自由自在！ノンプログラミングで簡単に帳票設計

CROWNIXは専用のデザインツールで、パワーポイントのように帳票レイアウトを作ることができる。出力したい用紙サイズを選んで、白い紙に描くようにレイアウトを作れば、表現力豊かな帳票を作成することが可能だ。

• 複数の表を配置できる
• 指定伝票や統一伝票も作れる
• 写真や画像・バーコードも挿入できる

きっちりA4サイズに印刷できるレポートを一発で作成できる

ローカルで実行できるから、小規模なレポート作成にも活用できる

業務システムやクラウトサービスからエクスポートしたCSVファイルをデータソースとして活用できる。システム開発をするほどではない帳票やレポートで、手作業で体裁を整えている場合など、最小構成でレポート作成を自動化できるのだ。

また、CROWNIXの簡易実行画面なら、誰でも簡単に使うことができる。ドラッグ＆ドロップでCSVデータと出力したいテンプレートを実行画面へ入れて、出力したいファイル形式を選べば帳票・レポートが完成する。

出力形式：PDF、Word、Excel、PowerPoint、直接印刷

各種システムと連携できる

上位システムからCROWNIXへ帳票出力指示を送信し、同時に外部システムで生成したデータを渡すことができる。各種システムと連携が可能だ。

レポートの作成・配布を完全に自動化できる！

CROWNIXの出力モジュールを使えは、レポートの作成と配布を完全に自動化できる。サーバー内の監視フォルダにあらかじめ決めておいたファイル名でCSVを投入すると、サーバーが感知して帳票・レポートを自動作成する。サーバーに接続されたプリンタがあれば、印刷スタイル（用紙サイズ、両面、向きなど）を指定して出力することも可能だ。

さらに、作成された電子帳票・レポートは、出力モジュールが提供する閲覧画面からダウンロードできる。閲覧権限をユーザーに与えておけば、配布の手間もかからない。管理者は、誰が、いつ、なにをダウンロードしたか、該当ファイルが何回ダウンロードされたかを確認することができる。

３. 少額の投資で、部署内の帳票を自動化しよう！

CROWNIXによるコストを抑えたシステム化事例

CROWNIXが選ばれる理由の１つに、最小構成が年間約18万円からという安価な料金体系が挙げられる。以下ではエクセル帳票の運用から帳票ツールに変更した事例を具体的に紹介しよう。