導入事例　- P社（建設コンサルタント） 様 -

使い慣れたEXCELファイルをそのままシステム化。ウェブ上でデータ入力して自動集計を実現しました。

年に2回の事業計画策定時、全国約400以上の組織同士でExcelファイルをメールでやり取りし、膨大なファイルを集計するために物凄い手間がかかっていました。i-MATRIXを導入してから、すべての業務がシステム化、且つ自動化され、大幅な業務効率向上を実現しました。

建設・コンサルティング業

60年以上の長い歴史を持ち、東海道新幹線、東名高速道路、東京国際空港などに携わってきたP社様。近年では渋谷駅周辺の再開発プロジェクトや東日本大震災、フィリピン巨大台風災害などの復興支援なども行っています。今や建設総合コンサルタントというカテゴリーを超え、ビジネスフィールドを拡大していこうとしています。

その一環として、今まで手作業で行ってきた事業計画をシステム化することを決定しました。i-MATRIXシステムを導入する前は、事業計画策定を全部手作業で行っていました。P社様の場合、5階層に組織が分かれていて、ピラミッドのような形になり、第5階層が現場です。そして全国的に約400個以上の現場組織があります。1現場当たり予算内訳、人件費、要員計画など、3～4個のExcelファイルを作成します。

記入済みのファイルを4階層の組織にメールで報告し、4階層は複数の現場からのファイルを集計し、また3階層に転送します。このような作業を1階層に至るまで繰り返して行いました。だから修正項目がある場合、大変なことになってしまいました。何度もメールのやり取りをしなければならなかったからです。

そして最終レベルの集計が終わったファイルを用いて、役員報告用の複数の総括表を作成しなければいけませんでした。このような作業方法により、多くの工数をかけましたし、非効率的なコミュニケーションで、情報共有にもタイムラグが生じたのです。

やはり従来の手作業ではいけないと限界を感じていまして、システム化が必要だという結論にたどり着きましたが、どこから始めればいいのか、見当がつきませんでした。他のソリューションだと、現場の社員らが使用していたExcelレポートすべてをそのまま活かして開発することがとても難しくて、それがネックとなってしまい、なかなか導入に至らなかったです。

Excelシートの記入、転送、集計の手間に悪戦苦闘することがなくなりましたので、実務作業に専念できるようになって、効率は着実に上がってきました。

データの蓄積はこれからですが、3年後、5年後になると、蓄積されたデータをベースに様々な切り口で分析を行ったりできると思います。

また、開発方法を教えてもらい、蓄積されたデータを元に自ら新規レポートを開発することも想定しています。

i-MATRIXが大幅に業務改善できる有効なツールであることを認識しましたので、事業計画だけではなく、営業計画・実績管理、工程管理など、色んな場面でi-MATRIXと協力していけると思います。